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2020-02-05 00:15 出处:PConline原创 作者:胡胡 责任编辑:huyuqing

  [PConline 杂谈]春节假期之后,由于疫情没结束,国家鼓励延期开工,很多公司考虑到员工安全,把开工日往后延,让大家晚一点上班。可问题就来了,越晚上班,公司面临的损失就会越大呀于是大多数公司开启了远程办公模式,今天我们就给大家介绍几款效率提升工具,让你在远程办公时也能高效工作,节省出更多休息时间。

  考虑到大部分读者的工作内容不同,我们将文章拆分为五个大需求方向,包括:在线文档、任务追踪、文件传输、会议沟通和企业办公套件五部分,希望可以帮助大家快速定位,找到最适合自己的工具。

Part 1 - 在线文档

  1、石墨文档

  国内最早的云办公软件,简单来说,它就像是一款云Office办公软件,支持多人在线协作编辑文档和表格,即写即存,全过程留痕可追溯,让你可以和同事轻松完成协作撰稿、方案讨论、会议记录和资料共享等工作,取代了以往频繁互传文档的传统方式。

▲目前免费哦

  在石墨文档中,你可以创建文档、表格、幻灯片、思维导图和表单等,也可以使用内置的模板,快速创建相关的文档。

▲在线文档,多人同时编辑

  此外,你还可以为文档设置不同的权限,例如:可以编辑、只能阅读等多种模式,有效保证多人分享后的操作安全性。对于付费的企业用户,还可以为文档设置访问密码,保护私密性文件。

▲协作空间

  2、WPS Office

  WPS推出的在线Office工具,可使用微信、QQ、手机、邮箱或钉钉登录,当你的WPS和金山文档使用同个账号登录时,WPS会将本地创建的文件自动传输到云端的金山文档。

  2019年的新版软件将文字、表格、PDF、脑图等内容合而为一操作入口多元化,可实现多人实时讨论、共同编辑、分享,做到云端协作Office与传统Office无缝衔接(具体操作也是分享链接即可,跟石墨文档操作相差不大)

▲在线文档,多人同时编辑

  值得一提的是,新版的WPS Office软件还推出了语音批注功能,可针对文档内容进行语音批注,非常适合懒癌患者的居家工作了

▲同个账号登录,本地文档自动同步云文档

  安全性能方面,其所有协同文档和沟通的历史版本都可恢复。对于文件的私密性方面,WPS不光提供密码设置,还增加了人员使用权限、文档查看期限、以及查看次数等控制方式,还是非常贴心周到的

▲隐私设置更全面

   

Part 2 - 任务追踪

  1、 Teambition

  说到任务或是团体项目的追踪、分配和管理,如何快速掌握项目进度成为团队协作的重点。比较经典的工具就是Teambition,建好一个项目之后,不同部门的人可以根据工作内容的不同,创建多个“项目(任务)”,大家也不用担心建项目很困难,它有很多项目模板,就算你之前没有用过,也能很快上手。

  Teambition 的“任务板”采用了看板系统作为展现方式,每个任务板分成多个任务列表并列排放,列表中的卡片就是一个个任务,使用者可以将卡片拖拽到不同列表,同时还可以自定义任务状态,比如:“接洽询问”、“研发中”、“执行中”、“后续工作”、“已完成”等等状态,这种方式直观且便于操作,所有人都能迅速定位到自己的任务,管理者也能快速掌握任务的当前进度。

▲任务板块列表

  各部门在每周的例会上都会回顾上周部门成员的工作情况,项目负责人也需要定期查看项目成员的工作情况以及项目的进展,Teambition 提供了“周报”和“项目统计”功能可以供管理者方便地查看这些信息,很适合团队管理者使用。

▲项目统计

  2、Tower

  比较好用的项目管理工具,它能根据不同的团队性质、项目内容,提供相对应的项目管理模板。Tower 是按照“团队-项目”的层级来管理项目的,一个团队下面可能有多个项目并行。使用者可以简单迅速的整理任务,指派负责人,设置优先级和完成时间,明确分工,责任到人,高效协作。

▲责任到人,高效协作

  同样拥有任务看板系统,用户可以查看各个环节的优先级和截至时间,从整体上查看整个项目的进度。

▲任务板块列表

  特别推荐的是如果你不习惯用这种纵列的看板系统,Tower还提供了表格转换方式,一键切换到表格,清晰展示了每个环节的负责人、开始时间、截止时间、优先级和完成情况等,看起来可能更为直观,绝对是理工直男和强迫症的福利。

▲一键切换表格模式

  3、Trello

  应该算是看板工具的鼻祖,以看板为主的项目和任务管理工具,简洁易用,且大部分功能是免费的。最大特点就是操作流程简洁,学习成本非常小,而且你是什么职业,它都可以根据用户端自身需求进行个性化地定制使用。

  比较出彩的是Trello 的卡片功能,用户可以在每张Trello卡片中填写关于该工作任务的详细信息,这里的信息描述也支持markdown格式,重点字段、链接等都能有美观的呈现效果。

  另外,Trello的卡片待办清单也非常好用,它进一步细分了卡片中任务的执行步骤,也可以帮助执行者检查工作的完成情况,避免遗漏。

▲卡片待办清单

Part 3 - 文件传输

  1、奶牛快传

  远程工作面临的一大困扰就是大型文件传输速度慢到令人发指,拿大家都熟悉的百度网盘来说,下载速度让人只想呵呵。QQ文件传输/迅雷快传等传输工具,说实话这已经算是比较优秀的选择了,不过首先QQ的文件传输很明显是有限速的,一般情况下在600-1000k/s左右,个别恶心人的时候甚至可以和百度云争高下(20k/s的绝望)。

  事实上,限制我们在网上传输文件的无非以下几个要素:传输速度、兼容性以及方便程度。那么有没有一个平台能解决以上三者呢?答案是:奶牛快传。

这个网站的部分收入来源于网站背景的广告

  功能方面,奶牛快传几乎阉割掉了所有的无用功能,只剩下上传文件,并生成分享链接,无需注册登录,免费传输最大2GB的文件,并可以暂存七天。

  最重要的是奶牛快传的传输速度,在用浏览器单线程直接下载的情况下速度可以稳定保持在1mb/s以上,350mb的文件上传下载都在四分钟左右,怎么讲,良心啊!!!

  此外,为助疫情期间社会组织个人远程办公,目前免费用户单次传输大小增至 20 GB,基本能满足大多数文件传输的需求。

Part 4 - 会议沟通

  1、小鱼易连

  你以为在家办公就能逃开周会、例会、总结会么?做梦。团队协作中,总有一些需要讨论的问题,比如关于目标规划的确认,关于项目执行的细节,服务于会议的工具就应运而生了。小鱼是国内较早提供音视频会议功能的企业服务,对于普通网络的多人视频会议有更好的优化支持

  小鱼易连登入非常简单,和微信小程序有合作,支持一键入会、扫码入会等便捷操作,给用户提供了“2秒组会、1秒入会”的极致使用体验。

  在保证良好沟通的前提下,小鱼易连云视频会议系统还支持了丰富的协作功能,云会议室内的全部设备都能同步显示各类文件、图片或第三方应用界面,支持多方同步批注功能。会议主持人通过参会者列表便捷管理全部与会人员状态,一键静音、邀请入会、互动工具、排序等多样化功能全方位满足开会需要。自建通讯录、全程录屏、视频文件云端加密存储、分享等等诸多设置形成了完整的视频会议闭环。

  2、腾讯会议

  在抗击疫情期间,腾讯会议免费开放300人在线会议功能,对于大型企业会议非常友好。线上开会之前,通过预定会议设置会议的名称和时间等必要信息,完成设置后,即可将会议链接分享给相关人员,通过链接即可进入会议。

  另外,腾讯会议支持全平台运行,手机、电脑、平板、Web一键入会,小程序打开即用,不需要下载任何插件或客户端。用户可以将预定会议添加到手机日历里,一键唤起、加入会议。

  支持多种格式文档在线协作,演示交流更便捷、生动桌面端和移动端均可实时共享屏幕,自带观看者水印。使用即时文字聊天功能辅助讨论,不干扰会议的进程,实用性较强。

五、企业办公套件

  1、钉钉&企业微信

  钉钉和企业微信相爱相杀这么多年,在昨天也就是在家办公的第一天,倒是很有默契的,一起崩掉了。

  在实际使用中,钉钉=员工管理工具,企业微信=员工+客户管理工具。

  从企业内部管理上来看,企业微信功能不如钉钉丰富,但差距不大,基础的OA办公功能都有,比如考勤打卡、项目审批与汇报、微盘、文档协作、日历待办事项等。

  但是企业微信的优势在对C端用户的对接,企业微信和个人微信互通后,企业微信成员可以直接添加个人微信用户,现在几乎每个客户都会用微信。所以,对于已经积累了很多微信社群、客户微信,需要科学统一管理并服务日益增长的客户,同样管理内部员工也不想懈怠,企业微信是目前最合适最方便的平台。

  反观钉钉,定位则更偏向于员工管理,围绕即时聊天,把日程和任务放在首位,要求员工做好自己的工作安排。比较适合传统的管理中心制企业。在应用商店里,提供更多来自第三方的行业解决方案,比如门店账务、企业采购、固定资产、报销管理等等,比企业微信更细分,也比较符合阿里服务的企业对象。

  2、微软Teams

  Microsoft Teams是微软发布的全新office系列应用之一,是一款基于聊天的智能团队协作工具,可以同步进行文档共享,并为成员提供包括语音、视频会议在内的即时通讯工具。

  作为后起之秀,Teams目前的定位是建立在聊天上的工作区,但不仅仅是通讯工具。主打两个卖点,一个是集成office软件,在对话中打开Word,PPT,Excel非常流畅,界面的设计也很合理,查看编辑对话中的文件不会影响会话。第二个是可以扩展第三方软件,可以直接在teams上完成办公,这个目前功能是比较完善了。

  此外就是一些功能细节上做的还是比较好的,比如支持表情包DIY,团队会话支持嵌套等等。

  3、飞书

  字节跳动推出的企业级办公工具,和钉钉和企业微信的功能非常相似。但相比前两者,飞书不需要下载客户端,使用网页版就能开启工作了。

  飞书集合了通信、文件传输、文档共享和企业管理等功能,还是比较全面的,可以是应急的选择,也可以是中小企业长期使用的内部协作工具。

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